Poste basé à : Lomé

L’association Miawodo incubée par l’ONG Entrepreneurs du Monde recherche son assistant(e) administratif(ve) et comptable

Responsable fonctionnel : Responsable administrative et financière

En supervision de : /

NOS VALEURS :

Notre leitmotiv :

Ils ne savaient pas que c’était impossible, alors ils l’ont fait (Mark Twain)

  • Vous souhaitez vous impliquer au sein d’une organisation à fort impact social ; Dans une ambiance de travail professionnelle et bienveillante ?
  • Vous souhaitez rejoindre une équipe dont tous les membres peuvent participer aux organes de décision ?
  • Vous partage nos valeurs : entrepreneuriat, pragmatisme, professionnalisme, approche sociale, audace, confiance dans la réussite, partage de bonnes pratiques, transparence ?

Alors rejoignez-nous !

PRESENTATION 

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Miawodo est une association de droit togolais incubée par l’association Entrepreneurs du Monde installée au Togo depuis 2011. Pour en savoir plus  www.entrepreneursdumonde.org

L’association Miawodo a pour mission de donner les moyens aux jeunes et aux femmes vulnérables d’accéder à un emploi durable ou de créer une entreprise pérenne à travers une offre viable de services d’orientation, de formation et d’accompagnement individualisé. Ainsi, ils améliorent leurs conditions de vie et celles de leur famille.

Miawodo a développé des activités génératrices de revenus dans le secteur de la gestion des déchets

A PROPOS DU POSTE

Missions :

Sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, l’Assistant(e) administratif(ve) et comptable sera en charge de la gestion administrative, comptable, RH, et de la logistique. Il ou elle appuiera également le Responsable Programme et la responsable administrative et financière dans les tâches en lien avec la comptabilité et la trésorerie.

Activités principales :

  • Gestion du service RH
  • Créer et gérer les dossiers RH des collaborateurs : récupération des documents auprès des nouveaux collaborateurs, contrôle des pièces, classement des documents, mise à jour des dossiers ;
  • Numériser et sauvegarder les dossiers RH et archiver les dossiers physiques du personnel ;
  • Collecter et archiver les demandes de congés, préparer le fichier de suivi des congés et le transmettre au service Comptabilité tous les mois ;
  • Assurer le dépôt des contrats pour visa et leur suivi auprès de l’Inspection du Travail ;
  • Mettre à jour le registre de l’employeur ;
  • Maitriser les manuels de procédures et s’assurer de leur bon respect par les collaborateurs
  • Gérer les plannings des prestataires de services (logisticien, réparateur de lampes…) : planification, suivi horaires, traçabilité, suivi financier…
  • Etre force de proposition pour la mise en place d’un planning d’équipe MIAWODO ;
  • Assurer le suivi et la planification du plan de formation.
  • Suivi de plan de formation du personnel
  • Préparation et gestion des missions
  • Administration et logistique
  • Préparer, transmettre, classer et archiver les courriers « départ »
  • Réceptionner, codifier, transmettre et classer les courriers « arrivée » ;
  • Rédiger, afficher et classer les notes de services ;
  • Assurer le secrétariat du programme : accueillir, orienter et informer les visiteurs, tenir le cahier des visites ; gérer les rendez-vous et préparer les missions et visites terrain du Responsable programme
  • Réaliser les achats, cotations/commandes et autres besoins du programme (fournitures, factures, eau, électricité, etc…) dans le respect des procédures et des seuils en vigueur,
  • Appuyer le service comptable dans l’élaboration des outils de prévision d’achat et de dépenses,
  • Assurer le suivi du matériel roulant et analyser leur consommation en carburant,
  • Produire un rapport d’activités mensuelle à transmettre à la responsable administrative et financière ;
  • Appuyer l’équipe Miawodo dans toutes demandes relevant de ses compétences,
  • Accomplir toute autre tâche relevant de ses compétences qui lui sera confiée dans le cadre du travail.
  • Gestion de caisse et comptabilité
  • Tenir la caisse « Dépenses » liées aux achats quotidiens, tenir un cahier de caisse et se soumettre à des billetages hebdomadaires avec la responsable administrative et financière ;
  • Aider aux travaux comptables (saisie, facturation, etc…)
  • Devis et factures : Suivre le processus de facturation : Edition, transmission des factures clients et suivi des relance et paiements
  • Codifier les immobilisations et les matériels du programme,
  • Tenir à jour le fichier de suivi des immobilisations et matériels ;
  • Aider aux inventaires périodiques des immobilisations et des matériels.
  • Divers
  • Aider à l’élaboration et la mise en place d’un plan de communication
  • Gérer les commandes/achats liés à la communication : étiquettes, affiches…
  • Reporting
  • Assurer un reporting et un suivi de qualité de toutes ses activités
Indicateurs (non exhaustifs) : RH : – Dossiers RH à jour – Documents de suivi à jour et opérationnels – Maitrise des processus – Plannings MIAWODO et des prestataires à jour et opérationnels   Comptabilité : – Suivi comptable à jour – Respect des délais dans l’émission des factures et devis   Reporting : – Reporting de qualité et cohérent

NB : Cette fiche de poste peut faire l’objet de modifications et est susceptible d’évoluer. Ces modifications seront notifiées par écrit à l’employée.

Rappel sur le Profil :

  • Sens du contact et relationnel 
  • Réactivité par rapport aux demandes
  • Rigueur de travail et bonne organisatio
  • Force de proposition, dynamisme, forte autonomie
  • Intérêt pour l’accompagnement des jeunes vulnérables et sensibilité à la protection de l’environnement
  • Intégrité, fiabilité et rigueur
  • Professionnalisme
  • Capacité à travailler en équipe et sous pression

Qualifications

  • Bac+2 minimum
  • Parfaite maîtrise de l’outil informatique (Word et Excel en particulier). La maitrise d’un logiciel comptable serait un atout
  • Maitrise du français et de l’éwé (autres langues locales seraient un atout)

CONDITIONS :

  • Type de contrat : Contrat CDD de 6 mois avec 1 mois d’essai pouvant aboutir à un CDI si le CDD est concluant
  • Poste basé à Lomé
  • Date de prise de poste : immédiatement
  • Salaire mensuel en fonction de l’expérience
  • Candidature féminine privilégiée
  • Etape de recrutement :
  • Passage d’un test écrit au siège de l’association Miawodo à Adidoadin
  • Si concluant, passage d’un ou plusieurs entretiens.

COMMENT POSTULER:

Le/la candidat (e) enverra 2 fichiers informatiques à savoir :

  • Une lettre de motivation nommé « LM-nom de la/du candidat(e) » ;
  • Un CV nommé « CV- nom de la/du candidat(e) »

Les fichiers seront acceptés en version Word ou en version pdf (pas de format jpg, png etc…). Merci de ne pas joindre vos attestations de diplôme et autres justificatifs d’identité ou d’expérience. Les dossiers ne respectant pas les conditions ci-dessus seront rejetés. Les réponses sont attendues sur l’adresse mail : edwige.agbagla@miawodo.org avant le 15 Aout 2022 sous référence « Assistante Admin et Compta (AAC) ».  

Merci d’indiquer vos prétentions salariales.

Passée cette date, les candidatures seront rejetées.

Dans son approche d’intégration du Genre, l’Association Miawodo encourage fortement les candidatures féminines, qui seront privilégiées à profil égal